El uso del tiempo

Hace poco un buen amigo me preguntó cómo podía optimizar el tiempo frente a la pantalla de su computadora.

Me imagino que esa pregunta pasa por la mente de la mayor parte de nosotros, pero este caso no es común. Esta persona es un profesional del turismo que pasa la mayor parte de su tiempo FUERA de un escritorio, asi que tal vez aún no ha desarrollado costumbres que mucha gente ya tiene grabadas en el disco duro.

Yo tampoco soy un especialista, pero hay detalles que he aprendido ayudan muchísimo. Por ejemplo, hacer una lista de pendientes nos ayuda a priorizar qué es urgente hacer primero y qué es importante hacer despues. Una vez que esa lista está mas o menos completa, ayuda mucho hacer una lista pequeña al principio de cada día, con las cosas que deben estar resueltas en una jornada de trabajo. Si son varias pequeñas jornadas en un dia, mejor. Tomar descansos de cuando en cuando hace que cada pequeño logro sea más facil de obtener.

La parte más difícil es cuando esa tarea que está en la lista toma más de un día en completarse, o depende de los tiempos de otros miembros del equipo. En ese caso, debemos poder darle seguimiento en alguna plataforma de consulta periódica. Hay gente que hace una lista en un documento word, otros hacen un cronograma en excel, otros recurren simplemente al lápiz y papel. Yo creo que lo importante es que esta consulta/seguimiento esté siempre en nuestra rutina.

Adicionalmente, hay truquitos que ayudan. Estar siempre en línea nos mantiene conectados, pero nos distrae. Una excelente decision, si tenemos un punto en particular que requiere nuestra máxima concentración, es cerrar la puerta, apagar el teléfono, y desconectarnos de la red hasta terminar. Si la computadora TIENE que estar conectada (porque estamos bajando un archivo grande, por ejemplo), eliminemos los servicios que distraen. Outlook nos avisa cuando hemos recibido un e-mail, y encima despliega una ventanita con el contenido del mismo. Es imposible dejar de verlo, pero es un feature que se puede desactivar. Lo recomiendo ampliamente. Tambien podemos desconectar las alarmas de cualquier servicio de mensajería instantánea.

Como bien decía Mafalda, a veces lo urgente no deja tiempo para lo importante. Si activamos la funcion de mostrar la tres primeras líneas de cada e-mail que recibimos en la bandeja de entrada, sabremos cuales trabajar primero y cuáles abrir despues.

Finalmente, es importante saber pedir ayuda. Pase lo que pase, va a llegar un momento en el que no podemos con todo lo que nos hemos propuesto, y delegar algunas responsabilidades o trabajar con otros equipos es la mejor solución.